Sistema de processos e documentos digitais deve entrar em funcionamento em 150 dias. A adesão ao Acordo de Cooperação Técnica com o MPDG já segue essa lógica e tem assinatura eletrônica do reitor, professor Sylvio Puga

SEI é uma das três bases dos Processo Eletrônico NacionalModernização administrativa, redução de custos, transparência e responsabilidade socioambiental. Esses são alguns dos benefícios que a Universidade Federal do Amazonas terá ao implantar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), responsável pela gestão eletrônica de processos e documentos. O prazo para implantação é de cinco meses e os trabalhos iniciaram na quinta-feira, 31, com a apresentação do projeto aos gestores da Ufam.

O SEI é uma das três bases do Processo Eletrônico Nacional (PEN) adotado pelo Ministério de Planejamento para a modernização da gestão documental no âmbito da Administração Federal. “A primeira estrutura foi elaborada pelo TRF-4 [Tribunal Regional Federal da 4ª Região] e usada pelo governo federal como solução tecnológica oficial do PEN”, informa o presidente da Comissão de Implementação, arquivista Apoena Ferreira.

A segunda base é o Barramento de Serviços, isto é, a estrutura tecnológica para a comunicação entre os sistemas de diversos órgãos. “Ele permite que o MEC possa enviar um documento digital diretamente para a Ufam, por exemplo. Da mesma forma, entre as demais instituições que utilizam esse barramento, como a AGU, TCU etc.”, explicou o TAE. “Todos os sistemas vão convergir para possibilitar a integração entre os órgãos”, completou.

Para completar a três bases do PEN, o Protocolo Integrado agrega transparência ao trâmite de documentos gerados pelas instituições públicas federais. Trata-se de uma base de dados nacional onde são registradas as tramitações de todos os processos e documentos da Administração Pública Federal. Assim, elas ficam disponíveis para a sociedade em até 48 horas.

Tudo digital

A Lei nº 12.527, de 2011 estabelece que é dever das instituições públicas possibilitar o acesso à informação ativa, ou seja, aquela que fica à disposição antecipadamente. “A adesão da Ufam ao SEI é um passo importante nesse sentido, porque atribui maior transparência aos processos administrativos. Esse documento, inclusive, já é um protótipo que como se desenvolve o processo, constando nele a assinatura digital do reitor”, comemora Ferreira.

Na primeira reunião, gestores conheceram os objetivos, os benefícios e o cronograma de implantação do SistemaSegundo os termos da lógica de projetos, os membros da equipe formada pelo reitor, pelo vice-reitor e pelos pró-reitores são chamados de “patrocinadores”. Em outras palavras, a Administração Superior da Universidade é a responsável, nessa primeira etapa, pela inserção das demandas. Outra forma de estabelecer parâmetros foi a pesquisa em instituições de ensino similares, tarefa executada também pela Comissão.

Legislação

Além da Lei de Acesso à Informação, outras normas balizam o processo. O Decreto n° 8.539, de 2015, dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo em órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Já a Portaria Interministerial MJ/MP n° 2.320, de 2014, instituiu o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

Por fim, a Portaria do MEC n° 1.042, de 2015, estabelece o SEI-MEC como o sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito do Ministério da Educação. As universidades federais, então, são alcançadas pelas mudanças.

Passos

O próximo passo, após a reunião sobre inicial e a assinatura digital do Acordo de Cooperação Técnica com o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPDG), são o planejamento, a definição de objetivos e o levantamento dos principais riscos. No escopo do projeto, é possível destacar ainda: instalação e parametrização do Sistema; proposição e revisão de normas sobre gestão documental; definição das estratégias de digitalização; capacitação de servidores da Ufam; estratégicas de comunicação interna e externa como forma de expandir a utilização do PNE.

Conforme o presidente da Comissão, o principal benefício da implantação será a modernização administrativa. “O SEI possibilita a criação, a assinatura e o trâmite de documentos em meio digital. Trata-se de uma mudança de paradigma no uso de documentos digitais. Com isso, se reduzem os custos com o uso do suporte físico e se facilita a circulação de informações e documentos pelos servidores da Ufam”, considerou.